Urządzenia fiskalne ONLINE to nowa kategoria produktów fiskalnych, które umożliwiają połączenie i przesyłanie danych do serwera Ministerstwa Finansów, czyli tzw. Centralnego Repozytorium Kas. CRK jest prowadzone przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Repozytorium gromadzi informacje wysyłane z urządzeń fiskalnych, takie jak: wystawione paragony, raporty kasowe, dokumenty niefiskalne, zdarzenia. Repozytorium podczas fiskalizacji nadaje także numery ewidencyjne urządzeniom fiskalnym. Użytkownik urządzenia ONLINE musi zapewnić łączność kasy z Internetem tak, aby możliwe było przesyłanie danych zarejestrowanych przez kasę do Repozytorium. Wysyłania danych z kasy do CRK odbywa się domyślnie co 2 godziny, choć Repozytorium może zmienić harmonogram wysyłania bez wiedzy użytkownika. Użytkownik nie jest informowany o trwającej transmisji, jednak zostanie poinformowany o nieprzesłaniu danych z kasy do CRK w wyznaczonym terminie. Pomimo niewysłania danych do CRK kasa nie zablokuje się, będzie nadal pracowała, gromadząc dane o sprzedaży w swojej pamięci. Będzie o tym informować użytkownika. Zaległe dane kasa prześle przy następnej komunikacji.

Nowelizacja ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy Prawo o miarach weszła w życie 1 maja 2019 roku. Znalazły się w niej zapisy obligujące przedsiębiorców określonych branż do zakupu lub wymiany dotychczas używanych kas na nowy rodzaj urządzeń fiskalnych ONLINE. Obowiązujące terminy rozpoczęcia pracy na urządzeniach ONLINE to:

1 stycznia 2020 r. dla podatników sprzedających paliwo oraz świadczących usługi mechaniki pojazdowej i wymiany opon;

1 lipca 2020 r. dla świadczenia usług związanych z gastronomią (również sezonowo), hotelarstwem, oraz sprzedażą węgla;

1 stycznia 2021 r. dla podatników świadczących usługi fryzjerskie, kosmetyczne, kosmetologiczne, budowlane, prawnicze, w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i dentystów oraz z branży fitness (w zakresie wstępu).

Na mocy Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 10 czerwca 2020 r. w sprawie przedłużenia terminów prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii (Dz.U. poz. 1059) zmienione zostały terminy wejścia w życie obowiązku używania kas online dla drugiej i trzeciej grupy podatników, i tak:

Nowe terminy obowiązku posiadania i rejestracji na kasach online:

1 stycznia 2021 r. dla świadczenia usług związanych z gastronomią (również sezonowo), hotelarstwem, oraz sprzedażą węgla;

1 lipca 2021 r. dla podatników świadczących usługi fryzjerskie, kosmetyczne, kosmetologiczne, budowlane, prawnicze, w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i dentystów oraz z branży fitness (w zakresie wstępu).

Pozostałe podmioty póki co nie mają obowiązku wymiany urządzenia z papierową lub elektroniczną kopią danych na urządzenie ONLINE. Będą mogły pracować na obecnym urządzeniu do czasu jego śmierci technicznej lub w przypadku kas z kopią papierową do czasu zapełnienia pamięci fiskalnej. W kasach z kopią papierową nie wolno już wymieniać pamięci fiskalnych. Homologacje dla kas z kopią papierową były ważne tylko do 31 sierpnia 2019 roku, a dla kas z kopią elektroniczną będą ważne do końca 2022 r. Po tych okresach zakup takich urządzeń nie będzie możliwy, ale pracujące już u podatników nadal będą mogły być używane. Od 1 stycznia 2023 roku w sprzedaży będą już tylko urządzenia online.

1. W urządzeniach ONLINE dane wydruków nie zapisują się na zewnętrznym nośniku danych. Urządzenia te mają wewnętrzną "pamięć chronioną". Dane w tej pamięci są gromadzone i przechowywane są przez cały okres pracy kasy oraz regularnie wysyłane bezpośrednio do CRK. Pamięć tą można odczytać za pomocą programu komputerowego lub wydrukować na drukarce urządzenia fiskalnego.

2. Urządzenia ONLINE będą mogły aktualizować się automatycznie poprzez pobranie z serwerów producenta aktualizacji nowego, zahomologowanego oprogramowania.

3. Urządzenie ONLINE ma numer ewidencyjny nadany automatycznie podczas fiskalizacji przez CRK.

4. Każda kasa ONLINE może współpracować z terminalem płatniczym, przekazując do terminala kwotę do zapłaty. Jest to możliwe dzięki jednakowemu protokołowi komunikacyjnemu dla wszystkich kas online.

Zgodnie z rozporządzeniem podatnik ma zapewnić połączenie kasy z CRK umożliwiające przesyłanie danych zgodnie z harmonogramem (obecnie co 2 godziny). Oznacza to, że jeśli na kasie jest prowadzona rejestracja sprzedaży towarów lub usług, to kasa (pracująca stacjonarnie) musi być podłączona do internetu i systematycznie przesyłać dane. Jeśli kasa nie pracuje: jest wyłączona na noc, na weekend, w czasie urlopu czy też jest używana "okazjonalnie" (jak np. w budownictwie) to na ten czas może być wyłączona (nie ma w jej pamięci danych do wysłania). Jeśli pojawią się dane (nastąpi rejestracja) to dane trzeba wysłać - kasa musi być połączona z internetem.

W rozporządzeniu o ustawie VAT z 1 maja 2019 r. zawarto warunki, jakie musi spełnić podatnik, aby otrzymać zwrot poniesionych na zakup kasy fiskalnej kosztów. Projekt ustawy przewiduje, że podatnicy, których obejmie obowiązek rejestracji sprzedaży i zakupią kasy ONLINE, będą mogli skorzystać z odliczenia w wysokości maksymalnie 700 zł netto jednak nie więcej niż 90% wartości netto danego urządzenia (dot. to również podatników którzy zostaną zobligowani do wymiany urządzeń na kasy ONLINE). Zwrot kierowany jest do podmiotów, które:

1. Rozpoczęły prowadzenie ewidencji sprzedaży przy użyciu kas online. Chodzi tu o podmioty zaczynające działalność na kasach fiskalnych.

2. Zostały zobligowane zapisami uchwały do wymiany kasy z elektroniczną lub papierową kopią na rejestrujące online ze względu na charakter prowadzonej działalności od dnia:

1 stycznia 2020 r. dla podatników sprzedających paliwo oraz świadczących usługi mechaniki pojazdowej i wymiany opon;

1 stycznia 2021 r. dla świadczenia usług związanych z gastronomią (również sezonowo), hotelarstwem, oraz sprzedażą węgla;

1 lipca 2021 r. dla podatników świadczących usługi fryzjerskie, kosmetyczne, budowlane, prawnicze, w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i dentystów oraz z branży fitness (w zakresie wstępu).

O zwrot kwoty podatnik może się zwrócić do US już w następnym miesiącu po zafiskalizowaniu i rozpoczęciu rejestracji na kasie online - do wniosku należy dołączyć potwierdzenie zapłaty całości kwoty za zakup kasy oraz raport miesięczny z kasy fiskalnej.

Od 1 maja 2019 kasy online, które otrzymały homologację Głównego Urzędu Miar mogą być sprzedawane a podatnicy mogą ich używać i rejestrować na nich swoją sprzedaż i usługi.

Tak. Kary za nieużywanie kasy fiskalnej przez podatnika, który jest do tego zobowiązany wynikają z Kodeksu karnego skarbowego. Brak urządzenia fiskalnego, używanie urządzenia fiskalnego offline w przypadku sprzedaży/usług zobowiązanych do używania kasy ONLINE lub za brak rejestracji sprzedaży na tym urządzeniu podatnikowi grozi kara grzywny w kwocie do 240 krotności stawki dziennej. W przypadku mniejszej wagi sprawca podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe. Natomiast jeśli użytkownik nie dokona obowiązkowego przeglądu technicznego urządzenia otrzyma karę pieniężną w wysokości 300 zł.

Tak, urządzenie fiskalna ONLINE drukują dokumenty sprzedaży w formie papierowej. Zasady pozostają takie same - paragon papierowy jest obowiązkowo wydawanym dokumentem potwierdzającym dokonanie sprzedaży i zakupu. To także potwierdzenie transakcji na urządzeniu i odprowadzenie od niego podatku. Jest również dowodem na zarejestrowanie transakcji na kasie fiskalnej i odprowadzenia od niej podatku. Niektóre urządzenia ONLINE posiadają także możliwość wydania e-paragonu, czyli kupujący może otrzymać paragon w formie elektronicznej na swój adres e-mail. Taka funkcjonalność w kasie nie jest obligatoryjna, nie ma określonych standardów wysyłania e-paragonów do klienta. Jeśli przepisy wykonawcze, określające wymagania techniczne dla kas zostaną zmienione i dopuszczalne będzie jedynie wysyłanie e-Paragonów bez jego wydruku na papierze, producent zmodyfikuje programy w kasach online, podda je ponownej homologacji w GUM a użytkownicy będą mogli dokonać aktualizacji oprogramowania w swoich kasach.

Według ostatniego rozporządzenia Ministerstwa Finansów poprawna kolejność i wysokość stawek VAT to:

A=23%
B=8%
C=5%
D=0%
E=ZW
F, G - stawki dodatkowe lub zero techniczne.

Warto zaznaczyć, że zgodnie z wykładnią Ministra Finansów podatnik powinien w swojej kasie programować tylko te stawki, które są mu niezbędne do prowadzenia rejestracji sprzedaży i usług. Jeśli nie używa którychś stawek w swojej działalności, nie musi ich oprogramowywać.

Na mocy Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 kwietnia 2020 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących e-Paragon wyemitowany przez urządzenie fiskalne został zrównany prawnie z paragonem wydrukowanym na papierze. Oznacza to, że kupujący zamiast wydrukowanego paragonu może otrzymać paragon w formie elektronicznej. E-paragon musi pochodzić z urządzenia fiskalnego, wydany może być jedynie za zgodą kupującego i w sposób z nim uzgodniony. Oznacza to, że sprzedawca nie może zmuszać kupującego do otrzymania e-paragonu zamiast wydruku i kupujący musi mieć możliwość techniczną otrzymania takiego paragonu. Przepisy nie określają jednego standardu przesyłania nabywcy e-paragonu, każdy sprzedawca może robić to na swój sposób. „Paragon” wygenerowany przez system sprzedaży (program komputerowy) nie jest paragonem fiskalnym (e-paragonem). Ten musi pochodzić z urządzenia fiskalnego i mieć określoną przez przepisy strukturę.

1 czerwca 2020 roku weszło w życie Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 maja 2020 r. w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania (Dz.U. poz. 957). Rozporządzenie to określa „warunki techniczne” dla kas wirtualnych. Kasy te muszą przejść procedurę homologacji w Głównym Urzędzie Miar – jest to warunek dopuszczenia ich do obrotu i możliwości ich stosowania przez podatników. Kasy wirtualne mogą być instalowane właściwie na dowolnym urządzeniu (smartfonie, tablecie, komputerze, urządzeniu dedykowanym) ale muszą być odpowiednio zabezpieczone. Użytkownik kasy musi posiadać urządzenie drukujące paragony fiskalne. To producent decyduje na jakim urządzeniu będzie mogła dana kasa wirtualna być instalowana i z jakim urządzeniem drukującym współpracować a GUM sprawdza jej poprawną pracę na tym urządzeniu. Rozporządzenie nakłada bardzo dużą odpowiedzialność na podatnika stosującego kasę wirtualną: odpowiedzialność za poprawność instalacji, fiskalizacji, integralność i bezpieczeństwo przechowywania gromadzonych danych, ich przekazywania do CRK, zapewnienie łączności, zabezpieczenie przed ingerencją innego oprogramowania lub osób w dane kasy itp. Rozporządzenie nie przewiduje pojęcia „serwisu” i „serwisanta” dla kas wirtualnych – użytkownik jest zdany sam na siebie. Jakakolwiek niezgodność danych w programie kasy wirtualnej oraz zgromadzonej bazie wystawionych paragonów spowoduje blokadę kasy, konieczność jej wyrejestrowania w Urzędzie Skarbowym i nabycia nowej kasy. Kasy wirtualne nie będą powszechnie dopuszczone do stosowania przez wszystkich podatników. Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 maja 2020 r. w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania określa grupy podatników, które fakultatywnie będą mogły (zamiast kas sprzętowych) używać kas wirtualnych. Są to: usługi transportowe, usługi hotelarskie, zakwaterowanie, gastronomia oraz sprzedaż węgla.

W Polsce dopuszczono niebezpieczne, niesprawdzone nigdzie rozwiązania pracujące offline (przesyłającego dane do CRK z opóźnieniem). W porównaniu ze sprzętowymi kasami fiskalnymi online jest to bardzo niebezpieczne rozszczelnienie systemu rejestracji sprzedaży i poboru podatku. Rozwiązania softwareowe też podlegają homologacji w GUM a każda ich zmiana (aktualizacja) również będzie musiała być homologowana. Producent będzie musiał wskazać na jakim sprzęcie (tablecie, smartfonie, laptopie) oraz z jakim systemem operacyjnym (jaką wersją, aktualizacją) dane rozwiązanie może pracować, podatnik będzie musiał zapewnić poprawną konfigurację, zgodną z wymaganiami producenta. Jednak praca aplikacji kasy wirtualnej w otwartym systemie operacyjnym, na urządzeniu bez plomb serwisowych, bez innych zabezpieczeń będzie narażona na działanie innego oprogramowania, wirusów, hakerów itp. Również dane o sprzedaży gromadzone przez kasę mogą być narażone na manipulację lub skasowanie przed ich wysłaniem do CRK – jest to duże zagrożenie dla szczelności obecnego systemu podatkowego.

Podatnik decydujący się na zakup kasy wirtualnej musi mieć świadomość wielu niebezpieczeństw i ograniczeń związanych z używaniem nowych, niesprawdzonych rozwiązań technicznych i prawnych jakimi są kasy wirtualne.

Wg ekspertów takich jak prof. Elżbieta .Chojna-Duch, prof. Witold .Modzelewski i inni, wprowadzenie kas wirtualnych obarczone jest błędem prawnym i może zostać zakwestionowane przez Trybunał Konstytucyjny (wprowadzone rozporządzeniem wykraczającym poza delegację zawartą w Ustawie – złamanie art. 91. Konstytucji RP). Użytkownik może być zmuszony do wycofania się z używania takiej kasy i mimo wszystko zakupu kasy sprzętowej).

Kasy wirtualne zahomologowane przez GUM i wprowadzone pod sam koniec roku nie będą odpowiednio sprawdzonym i przetestowanym rozwiązaniem. Istnieje duże ryzyko ich niepoprawnej i niestabilnej pracy u podatników.

Jednym z nowych obowiązków, wprowadzanym już od 1 stycznia 2022 roku jest obowiązek przyjmowania zapłaty za towary czy usługi „instrumentem płatniczym”, czyli formą elektroniczną zapłaty przez wszystkich przedsiębiorców stosujących kasy fiskalne.

Z powyższego obowiązku zwolnieni są przedsiębiorcy, którzy nie muszą stosować kas fiskalnych. Zgodnie z odpowiednim zapisem: "2. Przepisu ust. 1 nie stosuje się do przedsiębiorcy, który nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, o których mowa w ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2021 r. poz. 685, z późn. zm.10)".

instrument płatniczy – zindywidualizowane urządzenie lub uzgodniony przez użytkownika i dostawcę zbiór procedur, wykorzystywane przez użytkownika do złożenia zlecenia płatniczego;

Biorąc pod uwagę fakt, że definicja „instrumentu płatniczego” jest bardzo szeroka i obejmuje wszelkie urządzenia czy też procedury umożliwiające płatnikowi złożenie zlecenia płatniczego, spełnienie tego wymogu może być realizowane poprzez zapewnienie przyjmowania płatności np. kartą płatniczą (terminal), przelew elektroniczny, płatności mobilne, BLIK, SkyCach itp.

Nowy obowiązek wchodzi w życie 1 lipca 2022 roku. Jeśli przedsiębiorca stosuje kasy online, a do płatności „instrumentem płatniczym” wykorzystuje terminal płatniczy, to ma obowiązek łączenia tego terminala z kasą online. Dokonując wyboru urządzeń fiskalnych oraz terminali płatniczych warto więc już teraz wziąć pod uwagę możliwość ich połączenia w przyszłości i zadbać o zgodność obu urządzeń.

Teoretycznie termin wejścia w życie tych przepisów może być przesunięty. Wynika to z zapisu: „4. Minister właściwy do spraw gospodarki, w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw finansów publicznych, może zwolnić, w drodze rozporządzenia, na czas określony, niektórych przedsiębiorców z obowiązku, o którym mowa w ust. 1, mając na uwadze możliwości techniczno-organizacyjne zapewnienia konsumentowi prawa do zapłaty przy użyciu instrumentu płatniczego.”

Powyższy obowiązek nie dotyczy użytkowników drukarek fiskalnych online, gdyż te są wyłączone z obowiązku posiadania interfejsu komunikacyjnego z terminalem płatniczym na mocy § 6. 7) c. Rozporządzenia Ministra Przedsiębiorczości i Technologii z dnia 28 maja 2018 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące na podstawie którego do tej pory wszystkie urządzenia online otrzymały homologację Prezesa GUM. Taki sam zapis znalazł się w znowelizowanym Rozporządzeniu w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących.

W zakresie zapewniania możliwości płatności za towary lub usługi „instrumentem płatniczym”, w Ustawie nie wskazano żadnych konkretnych kar. Natomiast przedsiębiorcy niespełniający tego wymogu nie mogą ubiegać się o zwrot podatku VAT wynikający z „szybkiej ścieżki” wprowadzonej w Polskim Ładzie. Jednocześnie jednak Ministerstwo planuje lepsze przyjrzenie się firmom, które od stycznia nie zaoferują przyjmowania płatności w formie „instrumentu płatniczego”. Co to może oznaczać, dopiero czas pokaże.

Za nieprzestrzeganie drugiego obowiązku, czyli połączenia terminala z kasą online grozi przedsiębiorcy dotkliwa kara. Tu Ustawa jasno precyzuje, że w przypadku braku zapewnienia przez podatnika współpracy kasy online z terminalem płatniczym, przy użyciu którego zapewnia on możliwość przyjmowania płatności, zgodnie z wymaganiami technicznymi dla kas rejestrujących, naczelnik urzędu skarbowego, w drodze decyzji, nakłada na tego podatnika karę pieniężną w wysokości 5000 zł. To już nie są żarty, choć wciąż jeszcze brak szczegółowych informacji technicznych i dokładnej wykładni Ministerstwa, co do szczególnych przypadków i wielu wątpliwości podatników. Musimy poczekać ma dokładniejsze interpretacje przepisów.

Powyższy obowiązek nie dotyczy użytkowników drukarek fiskalnych online, gdyż te są wyłączone z obowiązku posiadania interfejsu komunikacyjnego z terminalem płatniczym na mocy § 6. 7) c. Rozporządzenia Ministra Przedsiębiorczości i Technologii z dnia 28 maja 2018 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące na podstawie którego do tej pory wszystkie urządzenia online otrzymały homologację Prezesa GUM. Taki sam zapis znalazł się w znowelizowanym Rozporządzeniu w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących.

Gdy dochodzi do zmiany formy prawnej podmiotu, a w szczególności przy przejściu z jednoosobowej działalności gospodarczej na formę spółki prawa handlowego i gdy zmienia się NIP podmiotu, konieczna jest wymiana kasy fiskalnej lub co najmniej pamięci fiskalnej w obecnie używanej kasie. Jest to związane także z odczytem i zamknięciem starego urządzenia.

Polski Ład wprowadza bardzo wiele zmian w zakresie stawek podatkowych oraz rozliczania składki zdrowotnej, właściwa decyzja o wyborze przyszłej formy prawnej przedsiębiorstwa może mieć istotny wpływ na wysokość późniejszych obciążeń podatkowych i prawidłowość rozliczeń. Dotyczy to także przedsiębiorstw już działających i wchodzących w nową rzeczywistość ekonomiczną w roku 2022. Planując wszystkie ZA i PRZECIW, zawsze warto pamiętać, że przedsiębiorca dokonujący powyższej zmiany musi dokonać także wymiany kasy fiskalnej.

Aby dowiedzieć się więcej, poznać szczegółową interpretację przepisów prawnych odwiedź stronę:
https://novitus.pl/polski-lad-nowe-obowiazki-uzytkownikow-kas-fiskalnych