VADEMECUM

Urządzenia fiskalne ONLINE
- co to takiego?


Urządzenia fiskalne ONLINE to nowa kategoria produktów fiskalnych, które umożliwiają połączenie i przesyłanie danych do serwera Ministerstwa Finansów, czyli tzw. Centralnego Repozytorium Kas. CRK jest prowadzone przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Repozytorium gromadzi informacje wysyłane z urządzeń fiskalnych, takie jak: wystawione paragony, raporty kasowe, dokumenty niefiskalne, zdarzenia. Repozytorium podczas fiskalizacji nadaje także numery ewidencyjne urządzeniom fiskalnym. Użytkownik urządzenia ONLINE musi zapewnić łączność kasy z Internetem tak, aby możliwe było przesyłanie danych zarejestrowanych przez kasę do Repozytorium. Wysyłania danych z kasy do CRK odbywa się domyślnie co 2 godziny, choć Repozytorium może zmienić harmonogram wysyłania bez wiedzy użytkownika. Użytkownik nie jest informowany o trwającej transmisji, jednak zostanie poinformowany o nieprzesłaniu danych z kasy do CRK w wyznaczonym terminie. Pomimo niewysłania danych do CRK kasa nie zablokuje się, będzie nadal pracowała, gromadząc dane o sprzedaży w swojej pamięci. Będzie o tym informować użytkownika. Zaległe dane kasa prześle przy następnej komunikacji.

Urządzenia ONLINE
- kiedy należy dokonać zakupu?


Nowelizacja ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy Prawo o miarach weszła w życie 1 maja 2019 roku. Znalazły się w niej zapisy obligujące przedsiębiorców określonych branż do zakupu lub wymiany dotychczas używanych kas na nowy rodzaj urządzeń fiskalnych ONLINE. Obowiązujące terminy rozpoczęcia pracy na urządzeniach ONLINE to:

1 stycznia 2020 r. dla podatników sprzedających paliwo oraz świadczących usługi mechaniki pojazdowej i wymiany opon;

1 lipca 2020 r. dla świadczenia usług związanych z gastronomią (również sezonowo), hotelarstwem, oraz sprzedażą węgla;

1 stycznia 2021 r. dla podatników świadczących usługi fryzjerskie, kosmetyczne, kosmetologiczne, budowlane, prawnicze, w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i dentystów oraz z branży fitness (w zakresie wstępu).

Do kiedy będzie można stosować
urządzenia z papierową lub elektroniczną
kopią?


Pozostałe podmioty póki co nie mają obowiązku wymiany urządzenia z papierową lub elektroniczną kopią danych na urządzenie ONLINE. Będą mogły pracować na obecnym urządzeniu do czasu jego śmierci technicznej lub w przypadku kas z kopią papierową do czasu zapełnienia pamięci fiskalnej. W kasach z kopią papierową nie wolno już wymieniać pamięci fiskalnych. Homologacje dla kas z kopią papierową były ważne tylko do 31 sierpnia 2019 roku, a dla kas z kopią elektroniczną będą ważne do końca 2022 r. Po tych okresach zakup takich urządzeń nie będzie możliwy, ale pracujące już u podatników nadal będą mogły być używane. Od 1 stycznia 2023 roku w sprzedaży będą już tylko urządzenia online.

Urządzenia ONLINE - czym różnią się od
urządzeń z pamięcią elektroniczną?


1. W urządzeniach ONLINE dane wydruków nie zapisują się na zewnętrznym nośniku danych. Urządzenia te mają wewnętrzną "pamięć chronioną". Dane w tej pamięci są gromadzone i przechowywane są przez cały okres pracy kasy oraz regularnie wysyłane bezpośrednio do CRK. Pamięć tą można odczytać za pomocą programu komputerowego lub wydrukować na drukarce urządzenia fiskalnego.


2. Urządzenia ONLINE będą mogły aktualizować się automatycznie poprzez pobranie z serwerów producenta aktualizacji nowego, zahomologowanego oprogramowania.


3. Urządzenie ONLINE ma numer ewidencyjny nadany automatycznie podczas fiskalizacji przez CRK.


4. Każda kasa ONLINE może współpracować z terminalem płatniczym, przekazując do terminala kwotę do zapłaty. Jest to możliwe dzięki jednakowemu protokołowi komunikacyjnemu dla wszystkich kas online.

Właściwości
Urządzenia
Urządzenie
z elektroniczną kopią
Urządzenie
ONLINE
Zewnętrzny nośnik danych elektronicznej kopii TAK NIE
Pamięć chroniona z elektronicznymi danymi i dokumentami NIE TAK
Wydruk kopii wydruków z pamięci urządzenia TAK NIE
Komunikacja z Centralnym Rejestrem Kas NIE TAK
Automatyczne nadawanie numeru ewidencyjnego NIE TAK
Aktualizacja oprogramowania urządzenia NIE TAK
Pamięć fiskalna zapewniająca zapis raportów dobowych w ciągu 5 lat pracy TAK TAK
Pamięć Fiskalna rejestrująca kwoty paragonów i dodatkowe zdarzenia NIE TAK

Czy jest konieczne stałe
zapewnienie połączenia kasy
z CRK?


Zgodnie z rozporządzeniem podatnik ma zapewnić połączenie kasy z CRK umożliwiające przesyłanie danych zgodnie z harmonogramem (obecnie co 2 godziny). Oznacza to, że jeśli na kasie jest prowadzona rejestracja sprzedaży towarów lub usług, to kasa (pracująca stacjonarnie) musi być podłączona do internetu i systematycznie przesyłać dane. Jeśli kasa nie pracuje: jest wyłączona na noc, na weekend, w czasie urlopu czy też jest używana "okazjonalnie" (jak np. w budownictwie) to na ten czas może być wyłączona (nie ma w jej pamięci danych do wysłania). Jeśli pojawią się dane (nastąpi rejestracja) to dane trzeba wysłać - kasa musi być połączona z internetem.

Urządzenia ONLINE - ulga na zakup


W rozporządzeniu o ustawie VAT z 1 maja 2019 r. zawarto warunki, jakie musi spełnić podatnik, aby otrzymać zwrot poniesionych na zakup kasy fiskalnej kosztów. Projekt ustawy przewiduje, że podatnicy, których obejmie obowiązek rejestracji sprzedaży i zakupią kasy ONLINE, będą mogli skorzystać z odliczenia w wysokości maksymalnie 700 zł netto jednak nie więcej niż 90% wartości netto danego urządzenia (dot. to również podatników którzy zostaną zobligowani do wymiany urządzeń na kasy ONLINE). Zwrot kierowany jest do podmiotów, które:

1. Rozpoczęły prowadzenie ewidencji sprzedaży przy użyciu kas online. Chodzi tu o podmioty zaczynające działalność na kasach fiskalnych.


2. Zostały zobligowane zapisami uchwały do wymiany kasy z elektroniczną lub papierową kopią na rejestrujące online ze względu na charakter prowadzonej działalności od dnia:


1 stycznia 2020 r. dla podatników sprzedających paliwo oraz świadczących usługi mechaniki pojazdowej i wymiany opon;


1 lipca 2020 r. dla świadczenia usług związanych z gastronomią (również sezonowo), hotelarstwem, oraz sprzedażą węgla;


1 stycznia 2021 r. dla podatników świadczących usługi fryzjerskie, kosmetyczne, budowlane, prawnicze, w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i dentystów oraz z branży fitness (w zakresie wstępu).


O zwrot kwoty podatnik może się zwrócić do US już w następnym miesiącu po zafiskalizowaniu i rozpoczęciu rejestracji na kasie online - do wniosku należy dołączyć potwierdzenie zapłaty całości kwoty za zakup kasy oraz raport miesięczny z kasy fiskalnej.

Czy urządzenia ONLINE
są dopuszczone do sprzedaży?


Od 1 maja 2019 kasy online, które otrzymały homologację Głównego Urzędu Miar mogą być sprzedawane a podatnicy mogą ich używać i rejestrować na nich swoją sprzedaż i usługi.

Czy są przewidziane kary za brak
stosowania urządzeń ONLINE?


Tak. Kary za nieużywanie kasy fiskalnej przez podatnika, który jest do tego zobowiązany wynikają z Kodeksu karnego skarbowego. Brak urządzenia fiskalnego, używanie urządzenia fiskalnego offline w przypadku sprzedaży/usług zobowiązanych do używania kasy ONLINE lub za brak rejestracji sprzedaży na tym urządzeniu podatnikowi grozi kara grzywny w kwocie do 240 krotności stawki dziennej. W przypadku mniejszej wagi sprawca podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe. Natomiast jeśli użytkownik nie dokona obowiązkowego przeglądu technicznego urządzenia otrzyma karę pieniężną w wysokości 300 zł.

Czy urządzenie ONLINE
drukuje paragony w wersji papierowej?


Tak, urządzenie fiskalna ONLINE drukują dokumenty sprzedaży w formie papierowej. Zasady pozostają takie same - paragon papierowy jest obowiązkowo wydawanym dokumentem potwierdzającym dokonanie sprzedaży i zakupu. To także potwierdzenie transakcji na urządzeniu i odprowadzenie od niego podatku. Jest również dowodem na zarejestrowanie transakcji na kasie fiskalnej i odprowadzenia od niej podatku. Niektóre urządzenia ONLINE posiadają także możliwość wydania e-paragonu, czyli kupujący może otrzymać paragon w formie elektronicznej na swój adres e-mail. Taka funkcjonalność w kasie nie jest obligatoryjna, nie ma określonych standardów wysyłania e-paragonów do klienta.

Jakie są aktualne stawki VAT?


Według ostatniego rozporządzenia Ministerstwa Finansów poprawna kolejność i wysokość stawek VAT to:

A=23%
B=8%
C=5%
D=0%
E=ZW
F, G - stawki dodatkowe lub zero techniczne.

E-paragon
- aktualny stan prawny i perspektywy dalszego rozwoju


Obecnie trwają prace legislacyjne nad wprowadzeniem e-Paragonu. Nie określonego wspólnego standardu, każdy może robić to na swój sposób. Ustawa nadal nakazuje wydruk paragonu pomimo wysłania podatnikowi e-Paragonu. Kasa Novitus Next ONLINE i One ONLINE mają funkcję e-Paragonu, w pozostałych e-paragony pojawią się wraz z kolejnymi aktualizacjami oprogramowania po otrzymaniu homologacji GUM.

Kasy wirtualne
- możliwe rodzaje rozwiązań na przykładach innych krajów


W krajach takich jak Czechy czy Chorwacja wprowadzono kasy wirtualne działające ONLINE - do wystawiania paragonów potrzebują stałego połączenia z CRK i rejestrowania w CRK paragonu przed wydrukiem. W krajach tych nie było wcześniej żadnego "hardwareowego" systemu rejestracji sprzedaży. Kasy wirtualne - obecnie trwają prace legislacyjne. Opublikowano już trzeci projekt rozporządzenia o kasach wirtualnych. Projekt ten został przesłany do notyfikacji UE - dalsze prace legislacyjne w kraju mogą być prowadzone po 30 kwietnia 2020 roku.

Kasy wirtualne
- szanse i zagrożenia dla szczelności systemu podatkowego


W Polsce planuje się wprowadzenie niebezpiecznego, niesprawdzonego nigdzie rozwiązania pracującego offline (przesyłającego dane do CRK z opóźnieniem). W porównaniu ze sprzętowymi kasami fiskalnymi online jest to bardzo niebezpieczne rozszczelnienie systemu rejestracji sprzedaży i poboru podatku. Rozwiązania softwareowe też będą podlegały homologacji w GUM a każda ich zmiana (aktualizacja) również będzie musiała być homologowana. Producent będzie musiał wskazać na jakim sprzęcie (tablecie, smartfonie, laptopie) oraz z jakim systemem operacyjnym (jaką wersją, aktualizacją) dane rozwiązanie może pracować, podatnik będzie musiał zapewnić poprawną konfigurację, zgodną z wymaganiami producenta.

Kasy wirtualne
- perspektywa wprowadzenia na polski rynek


W Polsce planuje się wprowadzenie niebezpiecznego, niesprawdzonego nigdzie rozwiązania pracującego offline (przesyłającego dane do CRK z opóźnieniem). W porównaniu ze sprzętowymi kasami fiskalnymi online jest to bardzo niebezpieczne rozszczelnienie systemu rejestracji sprzedaży i poboru podatku. Rozwiązania softwareowe też będą podlegały homologacji w GUM a każda ich zmiana (aktualizacja) również będzie musiała być homologowana. Producent będzie musiał wskazać na jakim sprzęcie (tablecie, smartfonie, laptopie) oraz z jakim systemem operacyjnym (jaką wersją, aktualizacją) dane rozwiązanie może pracować, podatnik będzie musiał zapewnić poprawną konfigurację, zgodną z wymaganiami producenta.

Kasy wirtualne
- kiedy i czy w ogóle kasy wirtualne zastąpią urządzenia fiskalne?


Zgodnie z przekazanymi nam przez MF informacjami, kasy wirtualne będą mogły być używane na początku jedynie do rejestracji usług transportu pasażerów (UBER itp.) oraz 1-2 wybranych niszowych branżach (możliwe że takich, gdzie do tej pory kasy nie były w ogóle używane). Na pewno nie będzie można stosować w branżach wrażliwych (wskazanych w ustawie jako zobowiązanych do wymiany kas na online). Gastronomia, hotele, stacje paliw, budowlanka, lekarze, prawnicy, kosmetyczki, fryzjerki będą musieli używać sprzętowych kas online.